مراحل پنجگانه سیستم مدیریت عملکرد

 

 

فرآیند مدیریت عملکرد کارکنان با ورود یک کارمند به سازمان شروع و با ترک سازمان پایان می یابد. مدیریت عملکرد یک سیستم نظام مند است که بوسیله ی بهبود عملکرد افراد در یک چارچوب تیمی، عملکرد کلی سازمان بهبود می یابد. همچنین ابزاری برای رسیدن به تعالی سازمانی، ایجاد ارتباطات موثر، تعریف نقش ها در چارچوب شایستگی مورد نیاز و تدوین معیارهای دست یافتنی می باشد. مدیریت عملکرد شامل ۵ مرحله ضروری است که در این مقاله این موارد را مرور می کنیم.

5 مرحله ی مدیریت عملکرد

به طور کلی برای اینکه مدیریت عملکرد در یک سازمان به خوبی بتواند پیش برود، نیازمند اجرایی شدن 5 مرحله ی زیر است:

• برنامه‌ریزی وظایف و تعیین انتظارات
• نظارت مستمر بر عملکرد
• توسعه‌ و گسترش عملکرد
• رتبه‌بندی دوره ای عملکرد
• پاداش دادن به عملکرد خوب

در ادامه برای اینکه با سازکار مدیریت عملکرد بیشتر آشنا شویم هرکدام از موارد را به تفکیک مورد بررسی قرار می دهیم.

برنامه‌ریزی وظایف و تعیین انتظارات

برای آنکه یک مجموعه بتواند به اهداف خود دست پیدا کند، لازم است برنامه ریزی هایی صورت پذیرد. یعنی انتظارات عملکردی و اهداف به طور مشخص تعیین شوند تا افراد و گروه ها بدانند باید در راستای چه مواردی تلاش کنند. در برنامه ریزی عملکرد کارکنان، باید عناصر و استاندارد برنامه های ارزیابی عملکرد وجود داشته باشد. همچنین این استانداردها باید قابل سنجش، قابل فهم، قابل اثبات، منصفانه و دست‌یافتنی باشند. از طریق شاخص های کلیدی عمکلرد می توان کارکنان را برای کارهایی که به آنها سپرده شده موظف به پاسخگویی دانست. برنامه‌های عملکرد کارکنان باید انعطاف‌پذیر باشد، به صورتی که بتوان این برنامه‌ها را بسته به اهداف برنامه و الزامات کاری متغیر، تغییر داد.

نظارت مستمر بر عملکرد

سیستم نظارت و کنترل در سازمان های کارآمد همواره عملکردی خوب و شایسته دارد. در واقع این سیستم با کمک روش های ارزیابی عملکرد و ارائه بازخوردهای مداوم به کارکنان در جهت بهبود عملکرد آنها و در نهایت سازمان اهداف خود را پیش می برد.

توسعه‌ و گسترش عملکرد

عموماً در توسعه و گسترش عملکرد به نیازهای توسعه ای کارکنان توجه شده و این نیازها بررسی می شوند. این توسعه عموماً از طریق موارد زیر بوجود می آید:

• آموزش کارکنان
• تعیین وظایفی که موجب شکل گیری مهارت جدید می شود.
• بهبود فرآیندهای کاری یا سایر روش های موجود

تحقیقات نشان داده که فراهم کردن فرصتی برای آموزش، رشد و توسعه فردی برای کارکنان می تواند باعث ایجاد انگیزه ای بیشتر در کار شود. از طرفی کسب مهارت های بیشتر بر عملکرد آنها نیز تأثیر مثبت دارد.

رتبه بندی دوره ای عملکرد

هر مجموعه یا تیم باید بداند هر فرد از نظر عملکردی در چه وضعیتی قرار دارد. با اینکه سیستم های ارزیابی عملکردی امروزی بر ارزیابی تیمی تأکید بیشتری دارند، اما بازهم در مجموع مدیران باید بدانند که کارکرد فردی هر شخص در چه وضعیتی قرار دارد. برای همین براساس ارزیابی عملکرد افراد رتبه بندی می شوند.

پاداش دادن به عملکرد خوب 

سازمان های کارا و موفق، سیستم پاداش درستی را پیاده سازی کرده اند. پرداخت پاداش به معنای تأیید عملکرد خوب و مناسب افراد و به رسمیت شناختن فرد به عنوان نیرویی کارآمد است. بنابراین سیستم های ارزیابی عملکرد باید از همه ی جوانب فرد را به خوبی مورد بررسی قرار دهند و تنها به آمار و ارقام اکتفا نکنند.

عملکرد خوب باید مورد قدردانی قرار بگیرد. پذیرفتن و قدرشناسی، باید بخشی طبیعی و همیشگی از تجربه‌های هر روزه باشد. بسیاری از کارهایی که برای پاداش دادن به عملکرد خوب انجام می‌شوند (مانند تشکر کردن)، نیازی به اختیار قانونی خاصی ندارند. با این حال در قوانین، روش‌های گوناگون رسمی‌تری برای پاداش دادن مشخص شده است؛ روش‌هایی مانند پرداخت پول نقد، مرخصی دادن و موارد فراوان غیرپولی دیگر. در سازمان‌ها معمولاً برای انواع دستاوردهای مثبت به دست آمده توسط کارکنان (شامل پیشنهادها یا دستاوردهای گروهی) پاداش متناسب با آن در نظر گرفته می‌شود.

به طور کلی در تمام سازمان های کارآمد مدیریت عملکرد مراحل پنجگانه را به خوبی طی می کند تا در راستای بهبود عملکرد کارکنان خود گام برداشته و اهداف و عملکرد سازمان را به خوبی شکل دهند. در این سازمان ها فرهنگ قدردانی از عملکرد خوب امری جا افتاده است و کارکنان به نظام پاداش اعتماد دارند. بنابراین این سیستم برای آنها نوعی محرک انگیزشی برای کارکرد بهتر به حساب می آید.