هر روز مطالب مفیدی را ما هرکدام می خوانیم که یا می خوانیم و با کسی به اشتراک نمی گذاریم -
یا می خوانیم و با همکاران و اعضای خانواده به اشتراک می گذاریم -
یا می خوانیم و در شبکه های اجتماعی به اشتراک می گذاریم و در نهایت ترجیح می دهیم که خودمان دستی به قلم برده و بنویسیم و تحلیل کنیم و مطلب را با رعایت کپی رایت منتشر کنیم.
So, you’re managing a distributed team with members who live everywhere from Hong Kong to Kalamazoo. Congratulations, you’re among the first group of humans in history to work this way. Because you’re the first generation to work remotely, there’s no manual – but thereareplenty of questions, such as:
How do you make sure that everyone’s on the same page when you’re not in the same room (or even the same continent) at the same time?
How do you manage time across multiple timezones?
How do you collaborate and brainstorm with each other?
How do you recognize and reward team members?
#21stCenturyProblems
Just because there’s no manual doesn’t mean there are no tools. In fact, there’s at least 30 of them. We’ve listed our favorite tools for remote team management below. What’s great is that most of these team management tools are affordable and easy to use across multiple devices anywhere on the globe.
Remote working.Telecommuting. Working from home: It’s extremely popular, no matter what you call it. Millions of Americans now classify themselves as remote workers, and both employers and employees are benefiting from these relationships.
But not everyone is cut out to be a remote worker. So, if you're looking at this potential scenario from an employer's perspective, know what to look for when you hire a remote employee.
The current state of working remotely
According to arecent Gallup poll, 37 percent of U.S. workers say they have telecommuted. That number is up from 30 percent in the last decade and is more than four times greater than the 9 percent who worked remotely in 1995.
This increase in remote workers has a lot to do with improvements in technology. However, that’s not the only factor: Employers actually identify a number of benefits they reap as a result of employing remote workers. Here are several:
Increased productivity.Believe it or not, remote workers are actually more productive than their office-bound counterparts. According to one recent survey,53 percent of the remote workers who responded said they were more likely to work overtime, compared to just 28 percent of in-office employees surveyed. Remote workers also said they faced fewer distractions from coworkers, which has an impact on daily output.
Saves money.When employees work remotely, everyone saves money. Businesses save anaverage of $10,000 per yearin real estate costs, whereas the employees themselves save roughly $5,240in expenses. That’s enough to make everyone pretty happy.
Less turnover.Employee turnover is costly and frustrating. It takes away from an employer’s ability to focus on revenue-producing tasks and can hurt a company’s reputation among candidates. Thankfully,95 percent of employers surveyed said telecommuting has a positive impact on retention rates.
The reason why remote working is so popular is clear. It benefits both the employer and the employee, making it a mutually beneficial setup that’s good for everyone involved.
Look for these characteristics.
Once you realize the high returns that telecommuting can bring to your organization, you may feel the urge to immediately start reassigning your employees and hiring new people to fill remote positions.
:
1.Self-motivated
While you may find it relatively simple to motivate in-office employees, it’s much more challenging to stay on top of remote workers. That’s why it’s so important for remote workers to be self-motivated and independent. They should be able to stay on task and take action without being prodded or told what to do.
2.Disciplined
While remote workers may not have to deal with distractions related to coworkers and office drama, they’re still exposed to their own set of unique diversions. This is especially true for people who work from home. That’s why discipline is such an important characteristic.Remote workers must be ableto get enough sleep, set deadlines and follow through on them, and avoid handling personal responsibilities during the middle of the workday.
3.Strong in communication skills
Because remote employees don’t spend much time in the office, they have to be good communicators. They need to be proficient with both email and phone, understanding how to relay results in a clear and concise manner. You can usually tell if someone is a strong communicator by how he or she handles the application and interview process.
4. Already experienced in working remotely
While not a requirement, remote experience is usually a good credential to look for when hiring people who will be working remotely for you This will ensure you aren’t the guinea pig: Your candidates already have a basic understanding of what it looks like to work independently.
5.Highly responsive
You can’t afford to spend your day chasing down your remote workers when you need information or answers. That’s why, in addition to being good communicators, remote workers need to be highly responsive. They should always be reachable during the workday, and within minutes, whether that’s through phone or email.
6. Tech-savvy
Finally, remote workers have to be tech savvy. They’ll be spending the majority of their time working on computers and other devices. Therefore, they need to understand how to use software and important programs as efficiently as possible. The last thing you can afford is for your remote employees to constantly be tying up your IT team with simple problems that shouldn’t be an issue.
دورکاری یا ریموت کار کردن و یا هر اسم دیگری که داشته باشد. مهم این است که قبل از ورود ویروس کرونا به دنیا، برخی از شرکت‌ها این راه را برای کاهش هزینه‌ها و دسترسی آسان به متخصصان در سراسر دنیا و مزایای دیگری که قرار است در این مقاله به آنها بپردازیم، انتخاب کرده بودند.
با وجود اینکه سمت و سوی کسب و کارهای دنیا به ریموت کردن کارها تا حد امکان است، اما هم‌چنان خیلی از مدیران اعتقادی به وجود بهره وری در این مدل از همکاری ندارند و معتقدند که کارمندان در این شرایط کار نمی‌کنند.
سوال اینجاست که چه نوع کسب‌وکارهایی قابلیت بهره‌مندی از کارمندان به صورت دورکار را دارند؟
برای استخدام افرادی جهت همکاری ریموت، باید به دنبال افراد با چه نوع شخصیتی باشیم؟
زمانی‌که نوع همکاری با کارمندان به‌صورت دورکاری است، آیا لازم است شاخص‌های اندازه‌گیری بهره‌وری را در مورد آنها تغییر داد؟ چهKPIهایی در این شرایط پررنگ‌تر خواهند بود؟
آیا مدیریت و ارتباط از راه دور با افراد دورکار به تکنولوژی‌های متفاوتی نیاز دارد؟ و یک مدیر در این شرایط به چه مهارت‌های دیگری برای مدیریت بهتر اوضاع نیاز دارد؟
و درنهایت اینکه ویروس کرونا که این روزها خیلی از شرکت‌ها را مجبور کرده تا زیربار دورکاری بروند، آیا این موضوع می‌تواند یک فرصت برای امتحان کردن این شیوه همکاری و بررسی قابلیت‌ها و مقدمات موردنیاز باشد؟
در ادامه به بررسی و پاسخ تک تک این سوالات می‌پردازیم.
80% تا 90% افراد به دورکاری حداقل بعضی از روزهای هفته علاقه دارند.
37% افراد حاضرند در ازای کاهش حقوق، دورکاری را انتخاب کنند. و 36% به ازای افزایش حقوق، دورکاری را انتخاب خواهند کرد.
95% ازشرکتها،دورکاری باعث حفظ بیشتر کارکنان‌شان شده است.
6 نفر از هر 10 کارفرما، از کاهش هزینه‌های ناشی از دورکاری رضایت داشته اند.
مزایا و معایت دورکاری در کسب‌وکارها
دورکاری در کسب وکارها دارای معایب و مزایایی است که همین خود باعث شده که همیشه تصمیم‌گیری در این زمینه برای مدیریت مشکل باشد. مدیریت بر فردی که به صورت مرتب هر روز به شرکت می‌آید به نظر خیلی از مدیران کار ساده‌تری است.
بنابراین خیلی از آنها بدون بررسی و درنظرگرفتن معایب و مزایای دورکاری در کسب و کار، گزینه حذف این امکان را انتخاب نموده اند. اما این‌روزها ویروس کرونا که کل دنیا را تحت تاثیر قرارداده‌است، تقریبا تمام شرکت‌ها را مجبور کرده است که این شیوه را امتحان کنند. مطمئنا پس از پایان این بحران ناخوشایند بسیاری از مدیران درمورد تجربه خود از تست دورکاری در کسب وکار خود خواهند گفت.
مزایای استفاده از شیوه دورکاری در کسب وکار:
وبلاگ hupspotاین مزایا را برای سه دسته بررسی کرده است:
1- کارفرما
حذف هزینهفضای دفترکه از نظر این سایت هر کارمند سالانه 11000 دلار هزینه فضا را به خود اختصاص می‌دهد. و ازطرفی افزایش رضایتمندی و ماندگاری کارمندان را با خود به همراه دارد.
2-کارمند
تعادل بین کار و زندگی، صرفه‌جویی در زمان و پول، حفظ محیط زیست، تمرکز بیشتر به دلیل کم شدن حواس پرتی‌های ناشی از محیط کار، تسلط بیشتر بر محیط کار وکاهش استرس از مزایای دورکاری برای کارمندان است.
طبق آمار GlobalWorkplaceAnalytics تا پایان سال 2019، تقریباً یک چهارم نیروی کار آمریکا به صورت دورکاری مشغول به کار هستند و تعداد نیروهای دورکار (بدون احتساب افراد خود اشتغال) از سال 2005 تا به امروز بیش از ۱۰۰٪ افزایش یافته است. این آمار نشاندهنده‌ی این است که امروزه هر کارمند یا کارفرمایی باید اطلاعات کاملی در رابطه با دورکاری و مزایا و معایب آن داشته باشد. در این مقاله علاوه بر بررسی همه جانبه یک فرایند دورکاری، در تلاشیم با ارائه پیشنهادهایی کاربردی، بازدهی شما را در دورکاری افزایش دهیم و چند ابزار فوق‌العاده را به شما معرفی کنیم.
دورکاری
دورکاری را به ساده‌ترین شکل ممکن می‌توان کار کردن در زمان و مکان دلخواه تعریف کرد. اصطلاح «دورکاری» یا Teleworking یا remote work، روشی است که امروزه مورد توجه قرار گرفته و افراد بی‌شماری را از نقاط مختلف جهان به هم وصل کرده است. کارکنان می‌توانند دور از محل شرکت، اداره یا کارخانه و با استفاده از وسایل ارتباطاتی گوناگون کار کنند و سپس نتایج کار خود را به صورت الکترونیکی به محل دیگری که مدیر تعیین کرده، منتقل کنند. دورکاری روشی است که با آن دنیای کسب و کار به اندازه‌ی صفحه‌ی مانیتورها کوچک و به اندازه‌ی تمام جهان گسترده شده است.
اگر مثبت فکر کنیم، میتوانیم از تهدیدی که کرونا برای کسب‌وکارها تاکنون داشته به عنوان یک توفیق اجباری برای بررسی دورکاری، مزایا و معایب دورکاری و چگونگی افزایش بهره‌وری در دورکاری استفاده نماییم. در روزهای اخیر بعد از این که چین با کرونا روبرو شد، بخشی از یک شهر آن کاملا قرنطینه شد. چیزی که در این میان بسیار مهم بوده، این است که کارمندان اکثر شرکت‌های حاضر در چین که کارشان به هیچ نوع ماشین آلات خاصی ارتباط نداشت، در آن زمان به دورکاری پرداختند و کار خود را از منازلشان پیگیری کردند، به طوری که اکنون این روند به کاری روتین و عادی تبدیل شده است. شرکت‌های مختلف، طبق شرح وظایف شغلی که برای سمت‌های مختلفشان در نظر گرفته‌اند، ممکن است در شرایطی خاص مثل شیوع ویروس کرونا، تدابیری برای کارمندان خود بیندیشند که از طریق دورکاری وظایف خود را پیش ببرند تا شرکت نیز در شرایط خاص از اهداف خود جا نماند.
آمارهای جالب و قابل تامل درباره دورکاری
۲۵٪ از کارمندان و دستمزد بگیران آمریکایی، معادل ۳۶ میلیون نفر، بصورت دورکاری مشغول به کار هستند.
۱۵٪ از کارمندان و دستمزد بگیران آمریکایی، تمام کار خود را در منزل انجام می‌دهند.
۵۰٪ از کارمندان در حوزه تجارت، مدیریت و امور مالی، بخشی از کارهای خود را در منزل انجام می‌دهند.
طبق یافته های اخیر، افرادی که دارای تحصیلات بالاتری هستند، بیشتر تمایل به دورکاری دارند.
طبق آمار منتشر شده از سوی IWG که در حوزه فضای کار اشتراکی فعالیت دارد؛ ۷۰٪ افراد شاغل، حداقل یک روز در هفته دورکاری می‌کنند.
Citrix که بعنوان فراهم‌کننده فضای کار دیجیتالی و ابری فعالیت دارد و دارای بیش از ۱۰۰ میلیون کاربر در ۴۰۰ هزار سازمان است، در مورد دورکاری عنوان کرده است که ۵۰ درصد نیروهای کار در سال ۲۰۲۰ دورکار خواهند شد. البته با پیشروی تکنولوژی ۵G در دنیا، این اتفاق چندان هم دور از ذهن نیست.
آمار دیگری از سایت co که بصورت تخصصی در حوزه دورکاری فعالیت می‌کند، بیانگر این است که نزدیک به ۳۰ درصد شرکت‌های دورکار، توسط بانوان به وجود آمده‌اند و یا مدیرعامل آنها خانم می‌باشد.
گزارش جامع وضعیت کار در آمریکا که توسط وب‌سایت معتبر Gallup منتشر شده، بیانگر این است که تعداد شرکت‌هایی که بصورت کامل دورکار هستند و هیچ دفتر فیزیکی ندارند، از ۲۶ شرکت در سال ۲۰۱۴ به ۱۷۰ شرکت در سال ۲۰۱۷ رسیده است.
بر اساس تحقیقات FlexJobs، تعداد آگهی برای استخدام دورکاری از سال ۲۰۱۴ تا ۲۰۱۷ حدود ۵۰٪ افزایش داشته است.
همه این آمارهای نشان‌دهنده اهمیت فراوان دورکاری در بین شرکت‌های معتبر و فعال دنیاست. دورکاری هم مثل دیگر روش‌ها، چه برای کارمندان و چه برای کارفرمایان دارای مزایا و معایبی است. در این مقاله سعی می‌کنیم مواردی را برای هر کدام برشماریم و در نهایت نیز به ابزارهای و پیشنهاداتی برای تسهیل روند دورکاری می‌پردازیم.
مزایای دورکاری برای کارمندان
تعادل بهتر میان کار و زندگی
با داشتن یک برنامه‌ریزی مناسب فردی، در هنگام دورکاری می‌توان یک تجربه شغلی لذت بخش و همراه با آرامش را به دست آورد. برای مثال شما در زمان دورکاری وقت خودتان را صرف رفت و آمد به محل کار نمی‌کنید، پس فرصت بیشتری برای پرداختن به علاقمندی‌های شخصی و همراه بودن با خانواده خود خواهید داشت. با برنامه‌ریزی صحیح، کمتر جمعها و مراودات خود را با خانواده و دوستان از دست میدهید.
افزایش بهره‌وری کارکنان
دورکاری یعنی کارکنان می‌توانند در هنگامی‌که بیشترین بهره‌وری را دارند، به فعالیت بپردازند. برخی از افراد در هنگام صبح، برخی در عصر و برخی هم در هنگام شب، بهره‌وری کاری بالایی دارند و برخی هم ترکیبی از این ساعت‌ها را مدنظر دارند. هر کارمند با انجام دورکاری می‌تواند فعالیت‌های کاری را در بهترین زمان ممکن برای خودش انجام دهد و از کار کردن خود لذت ببرد.
علاوه بر انتخاب بهترین زمان، دورکاری به شما این امکان را می‌دهد که محیط ایده‌آل کاری خودتان را طراحی کنید. شما می‌توانید روی صندلی، زمین، روی چمن و هر جایی که راحت‌تر هستید، بنشینید و کار کنید.
به طور کلی می‌توان گفت انعطاف پذیری فرایند دورکاری، یکی از دو نتیجه زیر را به دنبال خواهد داشت؛ یا اینکه افراد قادر به مدیریت صحیح زمان و مکان نخواهند بود و در انجام وظایفشان به مشکل برمی‌خورند یا از این فرصت برای نمایش توانایی خود در انجام کار بدون نظارت و با بهره‌وری بالا استفاده خواهند کرد.
کاهش هزینه‌ها
در دوران دورکاری، با کاهش هزینه رفت و آمد، هزینه اتلاف وقت در راه، هزینه خرید لباس کاری و حتی هزینه اتفاقات غیرمنتظره در مسیر رفت و برگشت، می‌توانید درآمد خود را پس انداز نمایید.
مزایای دیگر دورکاری بصورت موردی به شرح زیر است:
درست است که شما در شرکت کارفرمایی دارید که بصورت کلی ناظر بر عملکرد شماست اما میتوانیم بگوییم که فرد دورکار، مدیر خود در خانه خود است.
در صورت مدیریت صحیح زمان، محیط و عملکرد خود، سالمتر و شادابتر می‌مانید، کمتر استرس دارید و درگیر مشکلات و موانع موجود در محیط کار و مسیر رفت و برگشت به شرکت نمیشوید.
فرصت بیشتری برای آموختن، علم‌آموزی و حتی ادامه‌ی تحصیل دارید.
معایب دورکاری برای کارمندان
دینامیک، عادات و گردش کار در یک سازمان از راه دور تغییر می‌کند. برخی از تغییرات آشکار است، اما برخی دیگر ظریف هستند. درست است که دورکاری مزایای زیادی دارد اما در صورت عدم مدیریت صحیح، معایب دورکاری که در ذیل آنها را برمی‌شماریم، ممکن است مشکلات بسیاری را برای فرد دورکار رقم بزند.
عدم تعادل میان کار و زندگی
دورکاری می‌تواند حد و مرزهای میان کار و زندگی را به هم بریزد. قرارگیری در محیطی بسیار راحت و آشنا که انجام امور شخصی را می‌طلبد، تمرکز روی کار کردن را دشوار می‌کند. افراد متأهل و مجرد هر کدام به نحوی با این مشکل دست و پنجه نرم می‌کنند. برای برقراری حد و مرزهای مشخص، باید برنامه مشخص روزانه برای خودتان بسازید و بعد کار کردن را به برنامه خود اضافه کنید. سعی کنید تا مکان مشخصی را برای دورکاری در منزل در نظر بگیرید که حداقل حواس‌پرتی را برایتان به همراه دارد. در این مکان، فقط باید روی کار متمرکز شوید. برای کمرنگ شدن این مشکل، همکاری اعضای خانواده در منزل بسیار حائز اهمیت است. متأسفانه در خیلی از موارد، افراد خانواده در درک درست اینکه شما در حال دورکاری در منزل هستید، دچار خطا می‌شوند و به هر بهانه‌ای ممکن است تمرکز شما را برکارتان برهم بزنند. این مورد یکی از رایج‌ترین مشکلات دورکاری است.
ارتباطات
حضور فیزیکی در شرکت فواید خاصی دارد که از جمله آنها، برقراری روابط بین فردی است. از طریق ارتباطات چهره به چهره، به راحتی می‌توان شرایط را درک کرد. در واقع حالات چهره، زبان بدنی و حس کلی افراد راهی برای پی بردن به افکار شخصی آنها است. کارمندان در دورکاری از این مزیت بی بهره‌اند. با استفاده از ابزارهای تسهیل کننده که در انتهای این مقاله در موردشان بصورت مفصل توضیح می‌دهیم، می‌توان این مشکل را تاحدی مرتفع نمود.
تاثیر محیط
محیط کاری تأثیر بسزایی در روند کاری دارد که ممکن است در صورت عدم مدیریت صحیح، در دورکاری مشکلاتی بوجود بیاید و باعث بی نظمی و کند شدن روند کاری گردد. خودتان باید نظم کاری را فراهم کرده و به مدیریت خویشتن (Self-management) روی آورید. در زمان دورکاری در خانه، ممکن است از نظر فضای کاری محدودیت‌هایی داشته باشید. مثلا فضای منزلتان به اندازه‌ی کافی مناسب نباشد یا صدای تلویزیون، رفت و آمد اعضای خانواده و مهمانان و حتی رویدادهای بیرون از خانه روی کار شما تأثیر بگذارند.
کلید موفقیت در دورکاری، مدیریت خود و محیط است
سازماندهی افراطی
باید بین بی‌نظمی و سازماندهی افراطی به تعادل مطلوبی برسید. برای این کار نیازمند مهارت‌های مدیریت زمان هستید. در کنار بی‌نظمی فردی که در بالا به آن اشاره شد، ممکن است کارفرما با ابزارهای مختلفی که در ادامه این مقاله به آنها اشاره می‌کنیم، بیش از حد معمول به کنترل شما بپردازد و این کار باعث کمرنگ شدن مزایای دورکاری می‌شود. فرد دورکار بهتر است پروژه‌ای که تحویل میگیرید، با توجه به کیفیت و حجم پروژه، زمان مشخصی را برای تحویل آن به کارفرما اعلام کند و بقیه برنامه‌ریزی های جزئی را خود بر عهده بگیرد.
وابستگی به فناوری/تکنولوژی
فناوری شگفت انگیز است. فناوری مبنای دورکاری، برقراری ارتباط از راه دور و انجام امور است. گسترش هر روزه فناوری ما را به جایی رسانده است که با نرم افزارهای چت، ردیابی زمانی، بردهای وظایف شغلی، جلسات آنلاین و غیره قادر به برقراری ارتباط و کار تیمی فارغ از مکان اعضای تیم هستیم. البته احتمال خرابی این فناوری در هر برهه از زمان وجود دارد. در واقع طبق قانون کلاسیک مورفی (Murphy Law) معمولاً این خرابی در بدترین لحظه اتفاق می‌افتد. مثلاً موعد تحویل پروژه فرا رسیده و میخواهید فایل را ارسال کنید ولی ناگهان برق قطع می‌شود.حتی ممکن است در فرآیند انتقال اطلاعات اشتباهی رخ دهد و یا به دلیل محدودیت‌های موجود، این فرایند بسیار کند رخ دهد. بنابراین وابسته بودن دورکاری به فناوری می‌تواند باعث ایجاد مشکلاتی شود.
البته می‌توانید این مشکلات را با سرمایه گذاری مناسب و پیشگیری قبل از رخداد، برطرف نمایید.
از دیگر معایب دورکاری برای کارمندان می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
ممکن است به مرور احساس انزوا، ناراحتی و تنهایی کنید. (نباید بطور کامل دورکاری را انتخاب کرد. گردشی بودن آن هم به مزایای آن می‌افزاید و هم معایب آن را کاهش می‌دهد.)
به دلیل انجام دورکاری ممکن است مدیرتان درباره کار و شیوه‌ی پر کردن ساعات کارکرد شما دچار شک و شبهه شود. برای کاهش شک و تردیدهای احتمالی برای کارفرمای خود، سعی کنید کیفیت کار خود را حفظ کنید و در کنار آن نیز بصورت مستمر، مدیر خود را از پیشرفت کار مطلع نمایید. کلید حذف بی اعتمادی و موفقیت در دورکاری، حفظ ارتباط مستمر با ناظر، مدیر یا کارفرمای خود است.
وقتی صاحب شرکت، کارخانه و یا کسب و کاری باشید، دورکاری می‌تواند مزایای بسیاری را برایتان به همراه داشته باشد.
در فرآیند دورکاری، اهمیت فرآیند چگونگی انجام پروژه برای کارفرما کمرنگ شده و توجه کارفرما به نتیجه نهایی پروژه معطوف می‌گردد.
امکان استفاده از افرادی با استعدادهای بیشتر و تواناییهای متنوع در هر نقطه از جهان: با دورکاری می‌توانید از استعدادها، توانایی و دانش کسانی استفاده کنید که کیلومترها از شما دور هستند یا در دفتر کارتان فضای کافی برای جا دادن به آنها ندارید.
صرفه‌جویی در فضای کاری برای کارفرما؛ دیگر نیازی نیست برای ورود هر کارمند جدیدی میز، کامپیوتر، صندلی و… را تهیه کنید. تهیه دفاتر و تجهیزات دفتری بسیار گران است. افزایش دقت و بهره‌وری کارمندان به دلیل حذف شرایطی که باعث حواس پرتی می‌شود از دیگر مزایای داشتن کارمندان دورکار است. هزینه‌های سربار مانند آب، برق، گاز و هزینههایی که باید بابت اصلاح یا تعمیر وسایل بپردازید، کاهش محسوسی پیدا می‌کند.
در کنار مزایای فراوان دورکاری برای شرکت و کسب و کار، در صورت عدم مدیریت صحیح، ممکن است معایب غیرقابل جبرانی را برای شرکت بهمراه آورد. معایب دورکاری به شرح زیر می‌باشد:
با ایجاد فرهنگ دورکاری در سازمان، عدم آمادگی سازمان برای تغییرات فرهنگی سازمانی دیگر بوجود می‌آید.
به وجود آمدن بی اعتمادی در رابطه با نحوه کار کردن کارمندان
در زمان دورکاری گاهی شرکت‌ها مجبورند برخی اطلاعات حساس شرکت را از طریق شبکه‌های ارتباطی با دیگران به اشتراک بگذراند، که این کار نیازمند تعریف پشتیبان‌های امنیتی است.
هر کارمندی نمی‌تواند در دورکاری موفق شود. سعی کنید به عنوان مدیر، ابتدا افراد تیم خود را بشناسید و سپس تصمیم به تقسیم کار و دورکاری نمایید.
کارفرما ممکن است با فهمیدن مزایای دورکاری، اقدام به ایجاد فرآیند دورکاری برای کارمندان بصورت ضربتی و بدون برنامه‌ریزی منسجم نماید.فرهنگ دورکاریباید به صورت آهسته و پیوسته و با تشریح کامل و برنامه ریزی دقیق قبل از اجرا شروع شود.
دورکاری از نظر اجتماعی نیز مزایایی دارد. مثل:
کاهش آلودگی‌های زیست محیطی
کاهش ترافیک
کاهش هدر رفت انرژی
کاهش نرخ بیکاری در اثر ایجاد مشاغل جدید.
تدارک شرایط اشتغال برای کلیۀ شهروندان اعم از معلولان، زنان خانه‌دار و…
افزایش عدالت اجتماعی و توسعۀ عمران روستایی.
پیشنهادات
مهمترین پیشنهاد ما به کارفرمایان و کارمندان این است که در مورد دورکاری آموزش ببینند. کارفرمایان بایستی با کارمندان خود صحبت کنند و آموزش دورکاری را در سازمان خود اجرایی نمایند. مهمترین اصل در دورکاری، مشارکت است. با آموزش و ایجاد آمادگی کارمندان برای دورکاری، آنها را برای بحران‌های آینده آماده نمایید.
بطور معمول در دورکاری، ارتباط با سایر همکاران و مدیران تحت تاثیر قرار می‌گیرد. تجربه ثابت کرده است که یکی از مهمترین اصول موفقیت در دورکاری، حفظ ارتباطات با دیگر اعضای شرکت است. ما در ادامه این مقاله سعی کردیم مهمترین و کاربردی‌ترین نرم‌افزارها را بصورت موردی معرفی نماییم. این ابزارها به ما کمک می‌کند تا ارتباطات خود را با دیگران به حالت مطلوبی برسانیم و با برنامه‌ریزی مناسب بازدهی کاری خود را افزایش دهیم.
بسیاری از ما با گسترش دورکاری ممکن است ساعت ۳ صبح بلند شده و به کار یا پروژه‌ای که باید انجام دهیم، فکر کنیم. کمبود خواب می تواند با تأثیر منفی بر کارکردهای شناختی مانند قضاوت، تفکر انتقادی، حل مسئله، برنامه ریزی و سازماندهی، تنش شغلی ما را تشدید کند. اگر به این موضوع به عنوان مشکل نگاه می‌کنید، راه حل مدرسه کسب و کار هاروارد این است که: قبل از خواب، لیست کارهایی که بایستی بعد از خواب انجام دهید را مکتوب نمایید. تحقیقات ثابت کرده است که انجام فعالیت بدنی به مدت ۳۰ دقیقه باعث می‌شود سریع‌تر و با کیفیت تر بخوابید. ورزش نه تنها باعث خواب عمیق بلکه مشغولیت‌های ذهنی بیهوده را نیز از بین می‌برد.
از انعطاف زمانی بوجود آمده برای خود به نحو احسن استفاده کنید. زمان در اختیار شما، متعلق به شماست. اگر به نحو احسن آن را برنامه‌ریزی کنید، مزایای دورکاری برای شما پررنگ تر و معایب آن، کمرنگ می شود. نکته اصلی یافتن این تعادل است، زیرا در بیشتر موارد شما کارمند دورکاری را پیدا نمی‌کنید که از ساعت ۹ تا ۱۷ کار کند. برای مدیریت بهتر زمان خود، سعی کنید از روز قبل در مورد ساعات کاری خود فکر کنید و از قبل برنامه‌ریزی نمایید. شناور بودن ساعات کاری اتفاق خوبی است اما اگر در مدیریت زمان خود ضعف نشان دهید، در دورکاری شکست خواهید خورد.
یکی از بزرگترین چالش‌های هر انسانی، توجه ناخودآگاه به عوامل حواس پرتی است و این موضوع در دورکاری پررنگ‌تر می‌شود مگر اینکه قبل از شروع کار، این سوال را از خود بپرسید که: “مهمترین و تأثیرگذارترین کاری که در حال انجام آن هستم، چیست؟” و سپس فقط روی آن تمرکز کنید تا زمانی که آن را تمام کنید. سعی کنید از عوامل حواس‌پرتی دوری کنید.
چالش کار در خانه و تعاملی که اعضای خانواده با شما دارند، به نوبه خود می‌تواند باعث تسریع یا کند شدن کار شما در خانه بصورت دورکاری باشد. راهکارهای متفاوتی برای این موضوع وجود دارد که بیان چند مورد از آنها در اینجا خالی از لطف نیست: ۱-سعی کنید قلمرو کاری را که در منزلتان انتخاب می‌کنید، دور از عوامل حواس پرت کننده‌ای مثل تلویزیون، اینترنت و رادیو باشد. از کارکردن زیاد با گوشی همراه بجز در موارد ضروری در حین کار خودداری کنید. اینترنت در کنار آنکه توانسته روند کاری شما را تسهیل نماید، به عنوان بزرگترین عامل حواس پرتی نیز مطرح می‌باشد. این جعبه‌های جادویی، به وفور و راحت‌ترین شکل ممکن می‌توانند حواستان را پرت کنند پس سعی کنید خودتان را در استفاده از آنها مدیریت نمایید. ۲-برای اعضای خانواده خود دورکاری، مزایا و معایب آن را توضیح دهید. بر مزایای آن تأکید کنید و معایب آن را بدین صورت بیان کنید که اگر اعضای خانواده با شما همکاری کنند، معایب دورکاری کمرنگ می‌شود و این برایتان خیلی بهتر است. ۳-مهیا کردن شرایط دورکاری در منزل از همان میزکار شما شروع می‌شود. میزکارتان را با اقلام غیر ضرروی، شلوغ نکنید. ۴-می‌توانید برای تمرکز بیشتر در حین کار، از هدفون‌هایی که مانع صدای بیرونی هستند، استفاده نمایید.
منزوی شدن در دورکاری به صورت اجتناب ناپذیری اتفاق می‌افتد. اگر میخواهید در دورکاری موفق باشید، باید این تابو را بشکنید و بدانید که شما تنها نیستید و با دیگران ارتباط برقرار کنید. تنهایی و انزوا یکی از بزرگترین چالش‌هایی است که افراد دورکار با آن دست و پنجه نرم می‌کنند. تمرکز بیش از حد بر خروجی، شما را از مزایای بسیار دورکاری غافل می‌کند.
ممکن است در طول دوره دورکاری خود، بازخوردها و پیشنهاداتی داشته باشید اما به دلیل محدودیت های موجود در امر دورکاری، از این امر غافل شوید. یکی از بهترین تمرین هایی که میتوانیم به دورکاران پیشنهاد دهیم، این است که خود را با دادن بازخورد، انتقاد و پیشنهاد در قالب فرهنگ دورکاری به چالش بکشند. هم بازخورد بگیرید و هم بازخورد بدهید. بازخورد باعث حرفه ای تر شدنتان می گردد
در فرآیند دورکاری از ایده دادن، طوفان فکری و تفکر خلاق غافل نشوید. یکی از مزایای مهم دورکاری، آماده شدن ذهن فرد دورکار برای خلاق‌تر شدن و ایجاد ایده‌های ناب است.
اگر می‌توانید، فردی با تجربه را به عنوان منتور یا مربی خود در امر دورکاری و یا حتی دیگر کارهای روزمره خود داشته باشید تا در هر جایی که به مشاوره نیاز داشتید، از وی کمک بخواهید. از افراد باتجربه در دورکاری برای یادگیری، بهبود، سؤال کردن و دسترسی به منابع استفاده نمایید. وقتی با تجربه و آماده شدید، این تجربه را به دیگران نیز منتقل کنید و خود منتور فردی دیگر شوید. با ایجاد زنجیره یادگیری، سهم خود را در این امر ادا نمایید.
یکپارچگی در استفاده از ابزارها در جهت ارتباطات آنلاین بین اعضا را فراموش نکنید. اینکه ناظر کاری شما در واتساپ پیام صوتی بدهد، شما بصورت ایمیل جواب بدهید و مدیریت در تسکولو یا ترلو به شرح وظایف بپردازد، نتایج خوبی را بهمراه نمی‌آورد و در کنار آن نیز شما سردرگم می‌شوید. سعی کنید در ابتدای دورکاری، پروتکل دقیقی بابت این مباحث جزئی منعقد نمایید. تعیین دقیق برنامه‌های مورد استفاده در دورکاری، از ملزومات شروع دوره دورکاری است.
نرم‌افزارهایی در جهت تسهیل در مدیریت دورکاری
نرم افزارهای مختلفی برای دورکاری طراحی شده‌اند و هر کدام راهکار متفاوتی را ارائه داده و کاربرد خاصی را دارند. فراگیری و استفاده از این ابزارها باعث افزایش بهره‌وری دورکاری خواهد شد.
از نرم افزارهای مدیریت پروژه می‌توان برای برنامه‌ریزی، زمان‌بندی، کنترل هزینه، مدیریت بودجه، تخصیص منابع، ارتباطات و همکاری، مستندسازی، مدیریت کیفیت و سیستم‌های مدیریتی استفاده کرد.
استفاده همزمان از همه نرم‌افزارها در کنار مزایای آنها، ممکن است استرس زیادی را به شما تحمیل کند و در کنار آن نیز انعطاف پذیری شما را نیز محدود نماید. در ذیل به معرفی مختصری از این دست برنامه‌ها می‌پردازیم.
یکی از معروفترین نرم‌افزارهای ارائه شده در حوزه دورکاری و مدیریت پروژه از راه دور، برنامه ترلو می‌باشد. در این برنامه در کنار پیگیری پروژه، گزارش کارها به سرعت و بدون واسطه به دست مدیریت یا کارفرما می‌رسد و از طریق این بستر ارتباط مستمر بین کارمندان و مدیریت برقرار می‌گردد. مزیت اصلی ترلو، رایگان و کاربری آسان آن است.
ابزاری در جهت پیام‌رسانی به راحت‌ترین شکل ممکن و در سریعترین زمان است. این نرم‌افزار امکان برقراری بین افراد یک تیم را فراهم می‌کند. این نرم‌افزار در کنار پیام‌رسانی، نحوه مدیریت بر کارمندان را نیز برای کارفرما تسهیل می‌کند.
یک ابزار معروف برای پیگیری دورکاری آنلاین است. وجه تمایز آن با سایر برنامه‌ها وجود یک پنجره برای گفتگو با مدیر یا سایر همکاران در حین کار می‌باشد. تمام همکاران و مدیران در این برنامه عضو هستند و در زمان کار می‌توانند به سوالات شما پاسخ بدهند.
این برنامه به نحوی عمل می‌کند که بصورت تصادفی و در فواصل مختلف زمانی، میزان رضایتمندی و شادی کارمند را با توجه به پرسش‌ها و تحلیل آن با الگوریتم خاص خود، اندازه گیری می‌کند و مدیر را از نتایج مطلع خواهد کرد. به گونه‌ای می‌توان گفت که این نرم‌افزار هم برای دورکاران و هم برای کارمندان شاغل در دفاتر مفید خواهد بود. شعار این برنامه این است که: کارمند شاد، بازدهی بیشتری خواهد داشت.
نرم‌افزاری ایرانی و موفق جهت مدیریت پروژه در دورکاری است و با توجه به بومی‌سازی امکانات نرم‌افزارهای کاربردی دیگر در تسکولو، کاربردی بودن این نرم‌افزار بیشتر به چشم می‌آید. به طور مثال این نرم‌افزار از زبان فارسی و تقویم شمسی پشتیبانی می‌کند. با توجه به رایگان نبودن برخی نرم‌افزارها و عدم کارایی برخی از آنها، می‌توان تسکولو را به شرکت‌های ایرانی پیشنهاد داد. این برنامه برای پروژه‌هایی با حداکثر ۱۰ عضو، رایگان می‌باشد.
در مدیریت تیم‌ها یا افراد دورکار، مدیریت زمان یکی از چالش‌هایی است که در واقعیت باعث شکست خیلی از افراد شده است. ابزارهای مدیریت زمان می‌توانند راهگشای عبور از این چالش باشند.
با این نرم افزار می‌توان موقعیت کاری کارکنان دورکار و این که آنها وقت خود را صرف انجام چه کارهایی می‌کنند، بررسی کرد.
ابزارهای گزارش‌دهی
ابزارهایی نیز به منظور پاسخگویی و گزارش‌دهی وجود دارند که این فرایند را در دورکاری تسهیل می‌نمایند. داشتن ابزارهای مناسب برای پاسخگویی و پاسخ‌دهی به تیم‌ها بسیار ضروری است.
ابزاری است که مدیران می‌توانند از آن به عنوان تصویری دقیق از آنچه روزانه توسط کارمندان دورکار انجام می‌شود، داشته باشند. اعضای تیم می‌توانند روزانه در مرورگر یا ایمیل خود، خروجی این نرم افزار را مشاهده و بررسی نمایند.
در حال حاضر ویروس کویید۱۹ یا کرونا به یکی از مهمترین دغدغه‌های کارمندان و کارفرمایان تبدیل شده است چرا که شیوع گسترده آن باعث تغییر بسیاری از ساختارها و فعالیت‌های سازمانی افراد شده است. اما کلید حل گذار از این بحران، دورکاری است. البته انجام دورکاری با کیفیت مناسب، برای هر فردی نمی‌تواند مناسب باشد و کاملا به ویژگی‌های شخصیتی افراد وابسته است. انجام برخی آزمون‌های شخصیت‌شناسی مانند تست هالند می‌تواند به شما در این زمینه کمک کند.
همه می‌گویند که دورکاری در آینده نه چندان دور رایج‌ترین شکل کارکردن می‌شود اما از نظر ما این موضوع همین الان اتفاق افتاده است و آمارها نیز با رشد صعودی، گفته ما را تأیید می‌کنند. طبق آخرین آمار در سال ۲۰۱۹ ، ۳۵% از مردم شاغل جهان، به دورکاری و آزاد کاری مشغول هستند.
بسیاری از سازمان‌های سنتی در حال کوچ به سمت دنیای مجازی هستند تا از کسب‌وکاری آفلاین به کسب‌وکاری آنلاین و پویا تبدیل شوند. همین اتفاق باعث شده تا فرهنگ دورکاری مورد توجه قرار بگیرد. بسیاری از صنایع و شرکت‌ها مثل دل، آمازون و اپل به دنبال استخدام نیروهای دورکار هستند و مسیر شغلی افراد در حال تغییر است.
بعضی از مدیران از اجرای دورکاری، بسیار نگران هستند چرا که فکر می‌کنند دورکاری می‌تواند باعث کاهش نرخ بهره‌وری شود. اما شواهدی وجود دارد که این طرزفکر را رد می‌کند و حتی ثابت می‌کند که دورکاری می‌تواند باعث افزایش بهره‌وری شود. دانشگاه استنفورد کالیفرنیا در سال ۲۰۱۵، تحقیقاتی بر روی یک آژانس مسافرتی چینی انجام داد که ثابت کرد، دورکاری در خانه، بهره‌وری را تا ۱۳ درصد افزایش می‌دهد. نتیجه را با این استدلال عنوان کردند که در دورکاری، کارمندان زمان کمتری را برای استراحت و گفت‌وگو نسبت به محل کار سپری می‌کنند و احساس راحتی بیشتری در خانه خود دارند.
در انتها این نکته را نیز خاطرنشان میکنم که اگر فکر می‌کنید به زبان انگلیسی، یا هر زبان خارجی دیگری تسلط کافی را دارید، می‌توانید از طریق سه سایت معرفی شده زیر اقدام به دورکاری برای شرکت‌های خارجی نمایید. این سایت‌ها بصورت تخصصی در حوزه دورکاری مشغول فعالیت می‌باشد.
6 نکته مهم برای مدیریت تیم‌های دورکار در دوران شیوع کرونا
پس از شیوع و همه‌گیری ویروس کرونا در جهان، بسیاری از افراد برای اولین بار مجبور به دورکاری شده‌اند؛ آن هم نه برای چند روز، بلکه برای مدتی نامعلوم. بسیاری از ما در این مدت کوتاه توانسته‌ایم خودمان را با شرایط فعلی تطبیق دهیم، اما تیم‌های بزرگ برای عادت کردن به این شرایط نیاز به زمان و آزمون و خطا دارند.
این موضوع مخصوصاً برای مدیرانی که دیگر قادر به گفت‌وگوی رودررو با اعضای تیم‌شان نیستند بسیار حیاتی است. آن استراتژی و فرمولی که در محل کار موثر بوده، ممکن است در دوران دورکاری و از طریق تماس تلفنی به خوبی عمل نکند.
اگر مدیری هستید که قصد دارید تیم دورکار خود را به خوبی مدیریت کنید، باید مطمئن شوید که اعضای تیم‌تان این احساس را دارند که در این دوران در کنار یکدیگر هستند و از آنها به خوبی حمایت می‌شود.
در ادامه این مطلب از وبلاگ ایران تلنت 6 راهکار برای مدیریت تیم‌های دورکار در دوران شیوع کرونا معرفی می‌کنیم. دانستن این نکات و راهکارها به شما کمک می‌کند تا اعضای تیم خود را از داخل خانه راحت‌تر هدایت کنید.
اعضای تیم‌تان را با یکدلی و درک متقابل هدایت کنید
باید این نکته را در ذهن داشته باشید که این روش از دورکاری با حالت عادی تفاوت دارد. در حالت عادی ممکن است شما برای آنکه بتوانید برای پروژه‌های بزرگ تصمیم بگیرید، یک روز از داخل خانه کارهایتان را پیش ببرید. اما این روزها زندگی عادی ما به کل تحت تاثیر شیوع این ویروس قرار گرفته و عادت کردن به این تغییرات برای بسیاری از افراد چندان آسان نیست.
در حال حاضر، کارکنان سراسر جهان با چالش‌های جدیدی روبرو شده‌اند. بسیاری از خانواده‌ها در تلاشند تا کارشان را به طور تمام وقت از داخل خانه انجام دهند و در عین حال، کودکانشان را نیز به آموزش مجازی عادت دهند. بسیاری از افراد ممکن است خانه کوچکی داشته باشند و نتوانند بخشی از آن را به دفتر خانگی‌شان تبدیل کنند. حال تصور کنید چالش بزرگ دیگر این افراد این است که سایر اعضای خانوده‌شان نیز در خانه باید دورکاری کند.
اینکه به عنوان یک مدیر بدانید هر یک از اعضای تیم شما در شرایط خاصی مشغول به کار است به شما کمک می‌کند تا آنها را دقیق‌تر مدیریت کنید. از اعضای تیم خود بپرسید که در حین دورکاری با چه مشکلاتی روبرو هستند و آیا شما می‌توانید برای رفع این مشکلات کاری انجام دهید. به طور مرتب کارشان را ارزیابی کنید تا بتوانند سریع‌تر روال کار را به حالت عادی برگردانند.
مکالمه تصویری داشته باشید
همه آدم‌ها دوست ندارند که روبروی دوربین قرار بگیرند. حالا به این وضعیت همسر، هم‌خانه، فرزندان یا سایر اعضای خانواده را نیز اضافه کنید. در چنین شرایطی، مطمئناً پیدا کردن یک محل مناسب برای انجام مکالمه ویدیویی چندان کار راحتی نیست.
از آنجایی که ارتباط رودررو در شرایط کنونی امکان‌پذیر نیست، بهتر است در زمان برگزاری جلسات و کنفرانس‌ها دوربین وبکم خود را روشن کنیم. تماشای چهره همکاران در حین مکالمات و مشاهده حالات چهره آنها به مکالمه اثربخش‌تری می‌انجامد.
به عنوان یک مدیر باید این اعتماد را به همکاران خود بدهید که اگر هم در خانه تنها نیستند، هیچ اشکالی وجود ندارد. در دفتر کار هم حواس‌پرتی‌های زیادی وجود دارد. تماس ویدیویی اعضای تیم را قادر می‌سازد که ارتباطی انسانی با یکدیگر داشته باشند.
اگر نگران هستید که پرس‌وجو کردن و مدام در ارتباط بودن با اعضای تیم بهمایکرومنیجمنتختم می‌شود، به یاد داشته باشید که بین پیگیری مداوم با افراد و پرس‌وجو کردن از فرایند انجام کار تفاوت وجود دارد.
در شرایط فعلی که تقریباً بیشتر ما در حال دورکاری هستیم، پیگیری و در ارتباط بودن بسیار مهم است. ممکن است بسیاری از افراد که به دورکاری عادت ندارند، طی این دوران ارتباط احساسی‌شان با شغل و محیط کارشان از بین برود. با این حال، یک تغییر ساده در نحوه ارتباط گیری می‌تواند مانع از چنین اتفاقی شود.
در ارتباط بودن با اعضای تیم و درگیر نگه داشتن آنها با وظایفشان کار دشواری نیست و با ارسال یک ایمیل بعد از جلسه یا ارسال یک پاورپوینت بعد از یک کنفرانس ویدیویی قابل اجراست. چنین کارهایی باعث می‌شود که اعضای تیم از مسیر و برنامه دور نشوند و نسبت به کارشان قوت قلب داشته باشند.
برای مدیریت تیم‌های دورکار از ابزارهای ارتباطی درستی استفاده کنید
به عنوان یک مدیر شاید این سوال برایتان پیش آمده باشد که برای گزارش گرفتن و برگزاری جلسات باید از چه ابزارهایی استفاده کنید. اگر شرکت‌تان پیام‌رسانی داخلی دارد که همه افراد از آن استفاده می‌کنند، بد نیست که از اعضای تیم خود بخواهید این پیام‌رسان را نصب کنند. همچنین، پیام‌رسان‌هایی مانند واتساپ و تلگرام ابزارهای خوبی برای ارتباط سریع هستند.
اگر در داخل شرکت از ابزارهای مدیریت وظایفی مانند Slack یا Jira استفاده می‌کنید، می‌توانید مانند سابق با این ابزارها با یکدیگر در ارتباط باشید. همچنین، برای برگزاری جلسات و کنفرانس می‌توانید از برنامه‌هایی مانند Skype، Zoom یا Google Hangouts استفاده کنید.
از همکاران‌تان بخواهید به خودشان زنگ تفریح بدهند
برای شخصی که تا دیروز هر روز در یک شرکت کار می‌کرده است، کار کردن در خانه چندان راحت نیست. بعضی از آدم‌ها تصور می‌کنند که باید در طول روز فقط پشت میزشان بنشینند تا مبادا یک پیام، ایمیل یا تلفن را از دست ندهند. نکته جالب اینجاست که هیچ کس در دفتر کار هم به این شکل کار نمی‌کند. بسیار مهم است که از اعضای تیم خود بخواهید که در فواصل زمانی معین به خودشان استراحت دهند.
زمانی که در محیط کار هستیم هر از گاهی از پشت میز بلند می‌شویم تا برای خودمان چای یا قهوه بریزیم یا با همکاری درباره مسئله‌ای گفت‌وگو کنیم. زمانی که می‌خواهیم به اتاق جلسه برویم، با رئیس‌مان برخورد می‌کنیم. در محیط کار ما به طور مکرر در حال تغییر موقعیت مکانی هستیم. مطمئناً شبیه‌سازی این موقعیت‌ها در خانه کار سختی است، اما انجام آن با سلامت و موفقیت ما ارتباط مستقیم دارد.
به همین دلیل، شما به عنوان یک مدیر باید از اعضای تیم خود بخواهید که در طول روز هر چند گاهی به خودشان استراحت دهند. برای مثال کمی در خانه قدم بزنند، کمی نرمش کنند، ناهار را پشت میز کارشان صرف نکنند یا چند دقیقه‌ای چشمانشان را ببندند و استراحت کنند. انجام این فعالیت‌ها در طولانی مدت در سلامت خودتان و اعضای تیم‌تان تاثیرگذار خواهد بود.
در کنار هم تفریح کنید
تکنولوژی برگزاری کنفرانس ویدیویی منبع بسیار خوبی برای تحکیم روابط بین اعضای تیم است. شما می‌توانید ساعتی در روز را به برگزاری چنین کنفرانس‌هایی اختصاص دهید تا اعضای تیم با یکدیگر گفت‌وگو کنند، بخندند، غذا بخورند یا حتی یک مسابقه را در کنار یکدیگر تماشا کنند.
در دوران شیوع کرونا، تعاریف ما از شغل و کار دگرگون شده است. دورکاری برای بسیاری از افراد و شرکت‌ها دنیای کاملاً ناشناخته‌ای است. با این حال، ایجاد تغییرات کوچک و پلکانی می‌تواند به اعضای تیم‌تان انگیزه دهد تا کارشان را مانند سابق انجام دهند.
