نکاتی برای جلوگیری از اتلاف وقت در محل کار

چگونه از اتلاف وقت در محل کار جلوگیری کنیم؟

در حالی که از کارهایتان عقب مانده‌اید و به سرعت در حال کار هستید، ناگهان یکی از همکارانتان می‌پرسد: «یک دقیقه وقت دارید؟» و شما با خودتان فکر می‌کنید "واقعاً به نظر می‌رسه بیکارم؟" چطور همکارتان استرس شدید شما را متوجه نمی‌شود؟

عواملی که باعث اتلاف وقت در محل کار می‌شوند، برای همه‌ی ما اتفاق می‌افتد، اما به جای پیدا کردن مقصر و جرو بحث با همکاران باید کار موثرتری انجام داد. ادوارد جی. بروان (Edward G. Brown) (1) نویسنده‌ی «راه‌حلی برای دزد زمان: بازیابی زمان‌های دزدیده شده‌ای که هرگز نمی‌دانستید، دارید» برای مدیریت زمان و جلوگیری از اتلاف وقت نکات زیر را توصیه می‌کند:

۱- وقت‌های هدر رفته را محاسبه کنید

تقریباً غیر ممکن است از همکارانتان بخواهید مزاحم کار شما نشوند، ولی اگر این کار را کردند پاسخ مناسبی به آن‌ها بدهید. البته «نه» گفتن کمی سخت است، ولی برای اینکه انگیزه‌ی لازم را پیدا کنید به یاد بیاورید چقدر زمان از دست می‌دهید. به صورت روزانه تعداد دفعاتی که همکارانتان وقت شما را می‌گیرند و میزان زمان از دست رفته را محاسبه کنید. متوجه خواهید شد با حذف این عوامل وقت‌گیر، هر هفته چهار ساعت زمان بیشتری برای کار کردن دارید و این انگیزه‌ی لازم برای برخورد مناسب با این عوامل اتلاف وقت را در شما ایجاد خواهد کرد.

۲- فقط بگویید«نه»

نه گفتن به درخواست کمک سخت است ولی شما باید این کار را انجام دهید. به جای اینکه به همکارتان بگویید سرتان شلوغ است و با این جواب خودخواه به نظر برسید، بگویید خوشحال می‌شوید بعداً به او کمک کنید. براون می‌گوید: «به یاد داشته باشید باید دو کار را انجام دهید: جلوی اتلاف وقت را بگیرید و همکار خوبی به نظر برسید.»  در واقع شما نمی‌گویید «نه» بلکه می‌گویید «الان نه». و ممکن است وقتی به کمک همکارتان بروید مسئله حل شده باشد.

اگر رئیستان از شما درخواستی کرد به او یادآوری کنید بر روی پروژه‌ی مهمی که به شما محول کرده، کار می‌کنید و بپرسید این کار جدید چقدر زمان نیاز دارد. مدیران معمولاً کارهایی را که قبلاً به شما واگذار کرده و شما اکنون در حال انجامش هستید را فراموش می‌کنند. اولویت‌بندی مجدد کارها باید به عهده‌ی رؤسا باشد، مطمئن شوید که پروژه‌های مهم و برنامه‌کاری را درست انجام داده‌اید.

۳- برای کارهای مهم وقت مناسب اختصاص دهید

تعدادی از پروژه‌های بسیار مهم‌تان را مشخص کرده و برای آن‌ها زمانی اختصاص دهید. براون می‌گوید «اگر مطمئن باشید کاری که انجام می‌دهید مهم است، برای مبارزه با عوامل وقت‌گیر وسواس زیادی به خرج خواهید داد.»  یکی از مسائل کلی این است که کمتر از آنچه لازم است برای یک پروژه وقت اختصاص می‌دهیم. هر چه زمان بیشتری اختصاص دهید و بر اساس زمان‌بندی پیش بروید، برای محاسبه‌ی زمان مورد نیاز برای پروژه‌های آینده دقت بیشتری خواهید داشت.

۴-  برنامه‌ای هفتگی بریزید و به آن پایبند باشید

عادت کردن به الگوهایِ جدید رفتاری احتیاج به زمان دارد. یکی از بهترین راه‌های ایجاد عادت‌های جدید، ترسیم برنامه‌های مهم آن هفته است. براون توصیه می‌کند برنامه‌هایتان را بنویسید، زیرا وقتی عوامل که باعث اتلاف وقت می‌شوند، پیش می‌آیند و شما وسوسه می‌شوید به برنامه عمل نکنید، این برنامه‌ی نوشته شده مانند ابزاری مطمئن عمل کرده و جلوی شما را می‌گیرد. بسیاریی از افراد موفق در دنیای کسب و کار این کار را انجام می‌دهند. اگر هر هفته برنامه‌هایتان را در تقویم یادداشت کنید و هر روز طبق برنامه عمل می‌کنید، استرس مربوط به عوامل اتلاف وقت و به تعویق افتادن کارها در شما کاهش می‌یابد.

ممکن است تصور کنید اگر همزمان چند کار را انجام دهید، بهتر عمل می‌کنید ولی با این کار کیفیت کارتان پایین می‌آید. در یک زمان فقط یک کار را انجام دهید. این کار باعث می‌شود در طول روز کارهای مرتبط با هم را در بخش‌های مشابه قرار دهید، برای مثال به جای اینکه هر زمان ایمیل جدیدی رسید پاسخ آن‌ها را بدهید، در طول روز زمان خاصی را برای پاسخ دادن به ایمیل‌هایتان اختصاص بدهید.

حرف آخر:

برای اینکه به بهترین نحو از زمان استفاده کنید و از اتلاف وقت جلوگیری کنید، زمان‌هایی هدر رفته را محاسبه کرده، کارهایتان را اولویت‌بندی کنید و برنامه‌هایتان را بنویسید. به این ترتیب زمانتان را مدیریت کنید و حتی شاید در آخر روز کمی وقت اضافه نیز  داشتید. برای کمک به بهترشدن و هدف‌مند شدن مدیریت زمانتان می توانید از «وب‌یاد مدیریت زمان» استفاده نمایید

(۱) https://www.linkedin.com/in/edwardgbrown