معرفی تکنیک «۵ چرا؟» برای حل ریشه ای مسائل پیچیده

آیا تاکنون مساله ای برایتان پیش آمده که حل نشده، آن را کنار بگذارید؟ اگر مسئله ای را به صورت ریشه ای حل نکرده باشید، مهم نیست که برای رفع آن تا به حال چه اقداماتی را انجام داده اید، دیر یا زود این نوع مسائل دوباره احتمالا به شکل دیگری تکرار می شود. مساله های دشوار و سرسخت معمولا نشانه مشکلات عمیق تری هستند. با وجود این که "راه حل سریع" گزینه مناسبی به نظر می رسد، اما نمی تواند این نوع مسائل را به طور کامل حل کند و شما باید به علل بنیادین وقوع آنها نیز به دقت توجه کنید. این مقاله به معرفی تکنیک" 5 چرا" از ساکیچی تویودا می پردازد- که با وجود ساده بودن آن، ابزار قدرتمندی برای شناسایی سریع و ریشه ای مسائل است تا بتوانید به موقع در جهت حل آنها اقدام کنید.

تکنیک 5 چرا:

ساکیچی تویودا یکی از پیشگامان انقلاب صنعتی در ژاپن است که تکنیک" 5 چرا" را در سال 1930 ابداع نمود. او از صاحبان صنایع، مخترع و بنیانگذار شرکت تویوتا به شمار می رود. تکنیک وی در دهه 1970 بسیار شهرت یافت و حتی امروزه نیز تویوتا در حل مسائل از آن استفاده می کند.

فلسفه روش تویودا بر پایه "مشاهده (برو و ببین)" است. به این معنی که تصمیم گیری بیشتر بر مبنای فهم عمیقی است که از فرایندها و شرایط موجود در عمل حاصل می شود؛ تا اینکه مبتنی بر افکار و فرضایت افراد در اتاق هیات مدیره در رابطه با آنچه اتفاق خواهد افتاد، باشد. تکنیک فوق زمانی بیشترین تاثیر را دارد که پاسخ سوالات از افرادی که محصولات را لمس و تجربه کرده اند، پرسیده شود. این تکنیک بسیار ساده است. زمانی که مشکلی رخ می دهد ماهیت و منشا آن تنها با پرسیدن "5چرا" و نه کمتر روشن می شود.

مساله: مشتری شما از پرداخت هزینه بروشوری که چاپ کرده اید، امتناع می کند.

1. چرا؟ تحویل بروشور تاخیر داشته، پس این بروشور ها دیگر به کار نمی آیند.
2. چرا؟ زمان چاپ بیش از آنچه که انتظار داشتیم، طول کشید.
3. چرا؟ جوهر دستگاهها تمام شده بود.
4. چرا؟ همه جوهر ها برای این سفارش که لحظه آخری بود، استفاده شد.
5. چرا؟ ما موجودی زیادی نداشتیم و نتوانسیم به موقع سفارش جوهر بدهیم.

ارزیابی - پیشگیری: ما باید توزیع کننده ای را پیدا کنیم که در زمان کوتاهی جوهر را به ما تحویل دهد.

زمان استفاده از ابزار:

شما می توانید از این تکنیک برای شناسایی مشکلات، بهبود کیفیت و حل مساله استفاده کنید، اما این روش برای مسائل متوسط و نسبتا سخت کاربرد بهتری دارد. برای مسائل پیچیده و دشوار، شما باید روند مربوط به آن را بررسی کنید تا بتوانید به منشا و علت های آن پی ببرید.

"تکنیک 5 چرا " می تواند شما را برای رسیدن به ریشه مسائل کمک کند. در نتیجه، هر زمان که سیستم یا فرآیند به طور مناسب عمل نکند، قبل از این که مجبور به استفاده از راهکار سخت تری شوید، می توانید از این روش استفاده کنید. سادگی این تکنیک باعث انعطاف آن شده، به نحوی که می توان آن را با روش های دیگری نیز ترکیب کرد. به عنوان مثال در مرحله روش بهبود کیفیت شش سیگما نیز می توان از این تکنیک استفاده کرد.

نحوه استفاده از تکنیک 5 چرا :

روش استفاده از 5 چرا بسیار ساده و آسان است. وقتی مساله ای پیش می آید، شما صرفا باید بپرسید: "چرا" تا به منشا مشکلات پی ببرید و به ارزیابی - پیشگیری مساله نیز برسید.

نکته

روش 5 چرا تنها به ارائه راه حل اکتفا نکرده بلکه به ارزیابی - پیشگیری مسائل نیز می پردازد. در واقع ارزیابی - پیشگیری، مجموعه ای از اقداماتی است که برای جلوگیری دوباره از مساله به کار رفته و تنها راه حل موقتی پیشنهاد نمی دهد. با توجه به این که این روش کار ساز است، از وقوع دوباره مسائل جلوگیری می کند.

زمانی که سوال "چرا" از خود می پرسید، به دنبال جوابی مناسب برای آن نیز باشید. ممکن است این پاسخ مجموعه ای از چیزهایی باشد که واقعا اتفاق افتاده اند- و نه صرفا حوادثی که احتمال رخ دادنشان وجود داشته است. این روش باعث می شود که تکنیک 5 چرا صرفا استنباط نباشد و از ابهام احتمالی نیز پیشگیری شود.

تا زمانی پرسیدن را ادامه دهید که مطمئن شوید دلیل اصلی مساله را شناسایی کرده اید و دیگر نکته ای نمانده است. در این حالت، باید ارزیابی- پیشگیری مناسبی برای مساله موجود باشد.

نکات کلیدی

استراتژی 5 چرا روشی آسان و موثر برای شناسایی ریشه مسائل است. این روش را می توانید در شناسایی و حل مسائل و بهبود کیفیت استفاده کنید. این تکنیک با پرسش "چرا" شروع می شود. فقط باید اطمینان حاصل کنید که پاسخ ها کاملا با واقعیت منطبق باشد، در غیر این صورت دوباره باید سوال "چرا" را بپرسید. این روش را تا رسیدن به علت مساله ادامه دهید، سپس می توانید ارزیابی- پیشگیری را نیز ارائه دهید تا از تکرار دوباره آن جلوگیری شود.

به خاطر داشته باشید که این روش تنها برای مشکلات ساده و نسبتا مشکل مناسب است. برای حل مشکلات دشوار و سخت تر از روش های جزیی تر باید استفاده کنید.

منبع: Mind Tools