آنچه که باید درباره پایلوت مدیریت دانش بدانیم
چرا باید پایلوت انتخاب کنیم؟
یکی از مؤلفه‌های اصلی برنامه مدیریت دانش در هر سازمانی انتخاب پایلوت و اجرای تکنیکها و ابزارهای مدیریت دانش در پایلوت است. پروژه پایلوت مدیریت دانش با هدف حل یک مشکل خاص در بخشی از سازمان و ارائه نتایج قابل اندازه‌گیری اجرا می‌شود. با این کار علاوه بر شناسایی نقاط قوت و قابل بهبود فرایند مدیریت دانش در سازمان، بسترهای توسعه و تسری بخشی مدیریت دانش در سازمان نیز فراهم می‌شود. به بیان دیگر پایلوت مدیریت دانش باید هم راستا با اهداف استراتژیک سازمان و فرایندهای اصلی کسب و کار بوده و با احتمال زیاد نتایج مثبت و قابل اندازه گیری داشته باشد. به منظور اجرای پروژه پایلوت مدیریت دانش باید سه مرحله زیر را انجام داد:
- در مراحل اولیه انتخاب پایلوت باید به این سوال پاسخ دهیم که “مدیریت دانش چگونه به واحد سازمانی منتخب کمک می‌کند؟”. در این مرحله چگونگی استفاده از مدیریت دانش در کل سازمان ملاک نیستو صرفا باید بر روی واحد سازمانی مورد نظر تمرکز کرد.
- در مرحله دوم به منظور آزمون ابزار و تکنیک‌های مدیریت دانش باید به این پرسش پاسخ دهیم که “آیا این ابزار یا فرایند مدیریت دانش بخشی از چارچوب تعریف شده مدیریت دانش در سازمان ما هست؟”. اگر چنین است چه اصلاحاتی نیاز دارد تا با فرهنگ سازمانی‌مان همخوانی بیشتری داشته باشد.
- در مرحله سوم و پیش از نهایی شدن اقدامات، در صورت نیاز تغییراتی در چارچوب اولیه ایجاد می کنیم. این تغییرات می‌تواند در راستای توسعه مدیریت دانش در کل سازمان باشد.
چگونه پروژه پایلوت مدیریت دانش را اجرا کنیم؟
پس از انتخاب پایلوت مناسب سوال اصلی این است که چگونه باید پروژه پایلوت مدیریت دانش را اجرا کنیم؟ ایجاد سازمان پروژه و تعیین هر یک از ارکان اجرایی نقش بسزایی در اجرای موفق پروژه پایلوت دارد. 3 رکن اصلی در اجرای پروژه پایلوت مدیریت دانش عبارتند از:
- اسپانسر: اسپانسر یا حامی پروژه کسی است که منابع پروژه را تامین کرده و اهداف کلی آن را مشخث می‌کند.حامی باید از پروژه به بهترین شکل پشتیبانی کند و موانع سازمانی را از بین ببرد. حامی پروژه باید قدرت برقراری ارتباط موثر با ذینفعان کلیدی را داشته باشد، منابع لازم را تامین کند و نتایج را تایید یا رد کند. توجه به این نکته بسیار مهم است که حامی باید پاسخگوی عملکرد پروژه نیز باشد.
- مدیر پروژه: مدیر پروژه وظیفه راهبری اقدامات اجرایی پروژه را بر عهده دارد و باید از کارکنان واحد سازمانی پایلوت انتخاب شود. مدیر پروژه تعیین می‌کند که اهداف پروژه، محدوده و محتوای پروژه چیست و چه فعالیت‌هایی برای دستیابی به نتایج مطلوب باید انجام شوند. او سپس فعالیت‌ها را با همکاری واحد متولی مدیریت دانش برنامه‌ریزی و بر کارهای انجام شده نظارت می‌کند.
- مشاور(متخصص) مدیریت دانش: برای اجرای هر چه بهتر پروژه پایلوت مدیریت دانش باید از یک مشاور و یا متخصص مدیریت دانش کمک گرفت. مشاور با توجه به تجربیه و تخصصی که در زمینه پیاده‌سازی و استقرار مدیریت دانش دارد، می‌تواند خطوط راهنما را برای اجرای هر چه بهتر پروژه تعیین کند و در کتار مدیر پروژه و واحد متولی مدیریت دانش به تسهیلگری بپردازد.
پس از ایجاد ساختار پروژه، باید آن را اجرا کرد. برای این کار رویکردهای مختلفی با مراحل اجرایی متفاوتی وجود دارد. اما روند کلی تمامی این رویکردها در پیاده‌سازی مدیریت دانش در پایلوت شامل مراحل زیر است:
1. کسب شناخت دقیق از واحد سازمانی منتخب و اگاهی از فرایندها و رویه‌های کاری آن
2. تعیین ابزار و تکنیک مناسب برای حل مسئله در واحد سازمانی منتخب و برنامه‌ریزی برای اجرای آن
3. طراحی یک سیستم مدیریت دانش (ترکیبی از نقش‌ها، فناوری‌ها، فرایندها و غیره) برای پشتیبانی از اجرای تکنیک مورد نظر
4- ادغام فعالیت‌های مدیریت دانشی در فرایندهای سازمانی
5-اندازه‌گیری نتایج حاصل از پیاده‌سازی مدیریت دانش در پایلوت
انتشار داستان موفقیت مدیریت دانش
اگر پروژه پایلوت موفقیت آمیز باشد، آنگاه اجرای تکنیکها و ابزارهای مدیریت دانش منجر به کاهش هزینه، کاهش زمان، افزایش سودآوری یا برخی نتایج دیگر در آن واحد از سازمان خواهد شد. در این صورت باید داستان موفقیت مدیریت دانش را تدوین کنیم و آن را برای سایر واحدهای سازمانی تشریح کنیم. برای این کار می توانیم از”مدیریت دانش چریکی” استفاده کنیم و یا از یکی از مدیران واحد سازمانی پایلوت بخواهیم تا داستان موفقیت مدیریت دانش را برای سایر واحدهای سازمانی تعریف کند.
اگر سازمان را به مثابه یک زمین کشاورزی درنظر بگیریم، بر اساس این تعریف، فرهنگ، خاک سازمان است. هرچه این خاک بارور باشد، مدیریت دانش نیز رشد بهتری در آن خواهد داشت. در این استعاره پروژه پایلوت مدیریت دانش نیز مانند بذری است که در بستر فرهنگی سازمان کشت می‌شود و رشد می‌کند و پس از طی شدن مراحل رشد می‌توان آن را در سایر قسمت‌‌های سازمان نیز تکثیر کرد. نتایج اجرای این پروژه در متقاعدسازی رهبران سازمان بسیار موثر است. با این کار می‌توانیم حمایت حداکثری سطوح ارشد را برای توسعه مدیریت دانش در سایر بخش‌‌های سازمان جلب کنیم.
آنچه که باید درباره پایلوت مدیریت دانش بدانیم
منابع:
پنج نقش اساسی در مدیریت پروژه‌ها
