مدیریت تماس با نمایندگی های شلوغ به کمک اپراتور

مدیریت تماس با نمایندگی های شلوغ به کمک هوشتل

نمایندگی برندهای معروف و یا نمایندگی فروش سخت افزارهای بخصوص و… همیشه با تماس‌های تکراری و مشابه زیادی مواجه هستند که باعث افزایش حجم کاری و خستگی و کاهش بازدهی نیروهای آن‌ها می‌شود. پاسخگویی به مشتریان یکی از مهم‌ترین مسائل موجود برای نمایندگی‌ها است. چاره این مسئله استفاده از تکنولوژی‌های هوشمندی مانند اپراتورهای هوش مصنوعی و تخصیص بخش بزرگی از حجم تماس‌های تکراری به این سیستم‌های هوشمند است. در ادامه بیشتر این موضوع را بررسی می‌کنیم.

چرا نمایندگی‌های شلوغ به هوشمند سازی مرکز تماس نیاز دارند؟

فروشگاه‌ها یا مراکز نمایندگی برندها در شهرهای مختلف، یکی از راه‌های دسترسی افرادی که در آن شهرها زندگی می‌کنند، به خدمات برند اصلی است. هر چقدر که برند مشهورتر و گسترده‌تر باشد، نمایندگی آن شلوغ‌تر خواهد بود. این شلوغی هم شامل مراجعین حضوری به آن نمایندگی می‌شود و هم شامل مراجعین تلفنی می‌شود. شاید نتوان برای حجم کاری که مراجعین حضوری به یک نمایندگی تحمیل می‌کنند کاری کرد، اما می‌توان به کمک تکنولوژی‌های نوین از حجم تماس‌های ورودی کم کرد و انرژی و زمان آزاد بیشتری را برای نیروهای مشغول ایجاد کرد.

به همین دلیل است که استفاده از اپراتورهای هوشمند می‌توانند یک یار کمکی برای نمایندگی‌های شلوغ باشد. اپراتور هوشمند می‌تواند به کمک هوش مصنوعی خود به تماس‌های مراجعین پاسخ دهد و قابلیت پاسخگویی و برآورده کردن نیاز اکثر مخاطبان تلفنی را داشته باشدو اپراتورهای هوشمند می‌توانند به خوبی به سوالات تکراری با دقت بسیار زیادی جواب بدهند.

اپراتور هوشمند چه کارهایی را می‌تواند برای یک نمایندگی انجام دهد؟

بستگی به زمینه فعالیت هر نمایندگی و مشتریانی که دارد، یک اپراتور هوشمند می‌تواند کارآیی‌های متفاوتی را از خود نشان دهد. اما به طور کلی می‌توان گفت یک اپراتور هوش مصنوعی می‌توانند همانند یک نیروی انسانی آموزش ببیند و به سوالاتی که از او می‌شود پاسخ دهد. در ادامه برخی از این کاربردهای اپراتور هوشمند که فراگیرتر است بررسی شده است.

پاسخ به سوالات موجودی و محصولات

یک اپراتور هوشمند می‌توانند با ادغام با برنامه‌های مختلف اطلاعات مورد نیاز خود را برای پاسخگویی به مشتریان بدست آورد. به همین دلیل اپراتور هوشمند به خوبی می‌توانند به سوالاتی در مورد موجودی محصولات و یا محصولات تازه به بازار آمده و… پاسخ دهد و مشتریان را راهنمایی کند.

ارائه خدمات 24 ساعته

یکی از مزیت‌هایی که اپراتورهای هوش مصنوعی برای مراکز نمایندگی‌های شلوغ به همراه می‌آورد این است که می‌تواند به صورت 24 ساعته در 7 روز هفته پاسخگوی تماس گیرندگان باشد. با کمک گرفتن از اپراتورهای هوشمند تعداد نفرات و شیفت‌های مورد نیاز برای پاسخگویی کاهش میابد که این امر تاثیر بسزایی در افزایش راندمان و بازدهی کسب و کارها و همچنین کاهش هزینه‌های آن خواهد داشت.

پاسخگویی در زمان‌های اوج کاری

برای هر نمایندگی روزهایی از سال وجود دارد که تعداد تماس‌ها و مشتریان بسیار بیشتر می‌شود. در این مواقع ممکن است حجم کاری چند برابر شود و تعداد نیروهای انسانی قبلی پاسخگوی نیاز آن زمان نباشد. راهکارهایی که معمولا کسب و کارها و فروشگاه‌ها و… در پیش می‌گیرند استخدام نیروهای جدید و یا برون سپاری بخشی از تماس‌ها برای افزایش شیفت کارکنان می‌باشد. اما این‌ها راه حل‌های مقطعی است و نمی‌توانند پاسخگوی خوبی برای چنین مسائلی باشند. اپراتورهای هوشمند می‌توانند بر اساس نیاز یک کسب و کار و یا نمایندگی مقیاس بندی شوند و به تعداد بیشتری تماس در زمان‌های اوج کاری پاسخ دهند و بعد از این مدت نیز به حالت قبلی باز گردند.

پاسخگویی سریع و کاهش اشغال خطوط

با اپراتورهای هوشمند می‌توان به تعداد بیشتری از تماس‌ها پاسخ داد و این مسئله سبب می‌شود تا مدت انتظار تماس گیرنده و زمان اشغال خطوط کاهش یابد. یک اپراتور هوش مصنوعی با درک نیاز تماس گیرنده می‌تواند به سرعت به سوال او جواب دهد. همین امر میزان اشغالی خطوط را کاهش می‌دهد و باعث می‌شود تا به تعداد نفرات بیشتری که در صف انتظار برای پاسخگویی هستند جواب داده شود.

ثبت درخواست‌ها

اپراتورهای هوشمند می‌تواند به خوبی به تماس‌هایی که حاوی دستور مشخصی که دارای اطلاعات کامل مورد نیاز است، پاسخ دهند. برای مثال زمانی که مشتری تماس می‌گیرد و درخواست سفارش یک محصول مشخص را دارد دارد اپراتور هوش مصنوعی می‌تواند آن را با تمامی اطلاعات مورد نیاز، مانند آدرس فرد و مدل محصول و… ثبت کند و آن دستور ثبت شده را به بخش مورد نظر برای پشتیبانی از سفارشات منتقل کند. این فرآیند در زمان بسیار کوتاهی صورت می‌گیرد و برای هرگونه خدمات مشخص این چنینی، قابل اجرا است.

 

با هوش مصنوعی ادغام شوید!