همکاری واحد منابع انسانی (HR) با واحد IT برای بهبود تجربه کارکنان

 

 

با اصطلاح تجربه مشتری و رضایت مشتری آشنا هستید. همان قدر که مهم است مشتریان از برند رضایت و تجربه خوبی داشته باشند، رضایت کارکنان ESAT و تجربه آنها نیز باید برای هر مجموعه امری مهم تلقی شود. کارمند زمانی می تواند با مشتری برخورد بهتری داشته باشد، یا کارها را در راستای بهبود کیفیت خدمات به مشتری پیش ببرد که از کار خود رضایت کافی داشته باشد و روند انجام کارها برای او دشوار نباشد.

برای اینکه بتوان در تجربه کارکنان Employee Experience پیشرفت و بهبود ایجاد کرد، دو واحد منابع انسانی HR و IT لازم است با یکدیگر همکاری کنند. بدون پشتیبانی واحد فناوری اطلاعات، HR نمی تواند به وعده های خود مبنی بر دیجیتال کردن برخی از کارها و ملزومات کار به کارمندان کمک کند و در تجربه آنها پیشرفتی ایجاد کند. در این مقاله می خوانیم که واحد IT و HR در چه زمینه هایی می توانند همکاری کنند تا تجربه کارمند را بهبود بخشند:

1 . ایجاد یک ساختار تیمی برای کارهای جدید

طراحی یک استراتژی موفق در محل کار نیازمند ایجاد تغییر فرهنگی بین منابع انسانی و فناوری اطلاعات است و این تغییر نیازمند مهارت ها و استعداد های جدید و ایجاد تیم هایی دارد که اجازه می دهند کار و ایده بین سایر گروه ها جریان پیدا کند. در واقع این گروه با ایده هایی که دارند مسیر و روند انجام کارها را به سمت آسان تر شدن روندشان پیش می برند. همچنین با استفاده از برقراری ارتباط با کارمندان نیازهای آنها را شناخته و از تجربیاتشان برای این کار استفاده می کنند.

به این ترتیب مدل های ارائه خدمات و روند محاسبه حقوق، دستمزد و خدمات دیگر به کارکنان تغییر پیدا کرده و ساختار جدیدی شکل می گیرد که استفاده از آن برای کارمندان ساده تر باشد. یک شرکت را تصور کنید که فاقد سیستم ثبت اطلاعات حضور و غیاب و ثبت مرخصی و … است. بنابراین کارمندان نمی توانند تایم لاین حضور و غیاب خود را در ماه مشاهده کنند و پیگیری ثبت درخواست مرخصی و … برایشان سخت خواهد بود. از طرفی دیگر محاسبات برای واحد منابع انسانی نیز سخت پیش خواهد رفت. یک همکاری ساده بین واحد HR و IT می تواند به راحتی این مشکل را حل کند.

2 . سرمایه گذاری هر دو واحد بر تکنولوژی برای پیشبرد اهداف و بهبود خدمات

گارتنر Gartner یک شرکت تحقیقاتی و مشاوره فناوری اطلاعات است که از سال 1979 در این زمینه فعالیت می کند. براساس مطالعات و تحقیقاتی که گارتنر انجام داده تا سال 2022، 75% از سازمان ها با همکاری HR و IT در زمینه بهبود عملکردی و ایجاد شرایطی بهتر برای ارائه خدمات به کارکنان خود اقدام خواهند کرد. در واقع این کار در حال حاضر برای اکثر شرکت ها مسئله ای با اولویت فزاینده به شمار رفته و سعی دارند بهتر عمل کنند.

پس برای اینکه در میدان رقابت با رقبای خود قرار بگیرید لازم است بر این کار از هم اکنون سرمایه گذاری کنید. به وسیله همکاری HR و IT می توانند نرم افزارهایی را طراحی کنند که برنامه ها و کارها در سیستم راحت تر پیش برود.

3 . بهینه سازی تجربه کارمندان در یک پلت فرم واحد

مشکل عمده ی اغلب شرکت ها و کسب و کارها نداشتن یک سیستم اطلاعات واحد است. یک سری از کارها با ایمیل انجام می شود و برخی دیگر در سیستم های مخصوص هر واحد. بنابراین هیچ یکپارچگی اطلاعاتی وجود ندارد که کار کارمندان را ساده تر کند. HR و IT با همکاری یکدیگر به راحتی می توانند این مشکل را با ایجاد کردن یک اتوماسیون یکپارچه حل کنند.

4 . طراحی یک تجربه دیجیتال برای ایجاد احساس همکاری و ارتباط

تنها دیجیتال کردن فرآیندهای کاری و نیازهای کارمند در مجموعه برای ایجاد رضایت و تجربه بهتر کافی نیست. سیستم باید بتواند پاسخگوی نیازهای فعلی باشد و سایر نیازها را شناسایی کند. بنابراین برنامه ای که طراحی شده نباید برای زمان فعلی باشد و در طراحی باید این نکته را مد نظر قرار داد که این سیستم می خواهد روشی برای شناسایی سایر مسائل در سیستم نیز باشد. به این ترتیب اگر کارکرد سیستم مناسب باشد، ارتباط واحد ها و همکاری بیشتر آنها با یکدیگر به خوبی شکل می گیرد.

5 . شنیدن نیازها، طراحی، تست و تکرار

برای شکل گیری هر برنامه یا طرحی باید نیازهای کاربران و جامعه هدف را شنید، شناخت و درک کرد. در چنین شرایطی می توان محصولی را طراحی کرد و یا برنامه ریزی ترتیب داد که کاربران به خوبی بتوانند با آن ارتباط برقرار کرده و از آن استفاده کنند.

بنابراین شرکتی که کانال ارتباطی قوی تری با کارمندان خود داشته باشد، می تواند در تصمیم گیری ها و انجام کارهای مرتبط با تجربه کارمندان بهتر عمل کند. زیرا در این پروسه نیاز کارمندان خود را توانسته بهتر بشناسد. در مرحله بعدی تست کردن طرح و در ادامه تلاش برای بهبود آن وجود دارد. این پروسه در کار همواره تکرار می شود. یعنی با درک نیاز کارمندان مجدد تغییرات و یا فرآیندهایی برای بهبود طرح و سیستم انجام می شود.

به این ترتیب ایجاد یک پلت فرم واحد که بتواند پاسخگوی نیاز کاربر در مراحل مختلف باشد، مهمترین دستاورد همکاری این دو واحد به حساب می آید که می تواند تجربه ی بسیار خوبی برای کارمند ایجاد کند و روند انجام کارها را آسان تر و ساده تر کند.